Office & HR Support Manager | MKLuzkoviny.cz

Informace o pracovním místě

Baví tě office management, organizace, lidé a HR administrativa? Máš rád/a, když věci fungují, kancelář má řád a tým se může spolehnout, že praktické věci někdo drží pevně v ruce?

Hledáme Office & HR Support Managerku nebo Managera, který/á se postará o každodenní chod našeho nového officu v Praze Karlíně a zároveň bude praktickou podporou HR týmu. Nehledáme klasickou recepční. Návštěv k nám nechodí mnoho a nejde o práci, kde celý den sedíš na recepci. Hledáme člověka, který si vezme office, interní organizaci a základní HR podporu jako vlastní oblast.

Budeš člověk, na kterého se tým může obrátit, když potřebuje vyřešit praktickou věc v kanceláři, naplánovat pohovor, připravit nástup nového kolegy, zorganizovat meeting, objednat vybavení, vyřešit dodavatele nebo pomoct s interní akcí.

Kdo jsme?

Jsme MK Lůžkoviny. Česká rodinná firma, která vznikla v roce 2017 z malého e-shopu a velkého nadšení pro kvalitní bytový textil. Od prvního dne rosteme s jasnou vizí: přinášet do českých domácností krásu, pohodlí a funkčnost za férovou cenu.

Dnes máme za sebou více než 400 milionů v ročním obratu a míříme dál k hranici půl miliardy. Za naším příběhem stojí poctivá práce, důraz na kvalitu, originalita a silné rodinné zázemí.

Teď se posouváme dál i interně. Otevíráme nový office v Praze Karlíně a chceme, aby naše kancelářské zázemí, HR podpora a interní organizace odpovídaly tomu, kam jako firma rosteme.

Co tě u nás čeká?

Budeš mít na starosti každodenní fungování kanceláře v Praze Karlíně. Postaráš se o to, aby byl office čistý, vybavený, příjemný a připravený pro tým, schůzky, kandidáty i návštěvy.

Budeš řešit kancelářské zásoby, kuchyňku, občerstvení, kávu, vodu, kancelářské vybavení, drobné opravy, servis, úklidovou firmu, komunikaci s pronajímatelem a další provozní věci, které jsou pro fungování týmu důležité.

Vedle office managementu budeš podporovat HR tým hlavně v náborové administrativě. Budeš komunikovat s kandidáty, plánovat pohovory, pracovat s náborovou agendou v Asaně a koordinovat praktické věci kolem nástupů nových lidí.

Součástí role bude také administrativní podpora vedení, správa kalendářů, rezervace schůzek, organizace služebních cest, zápisy ze schůzek a řešení praktických požadavků, které pomáhají firmě fungovat rychleji a přehledněji.

Důležitou částí bude i people support a interní akce. Budeš pomáhat s organizací all-hands meetingů, teambuildingů, narozenin, výročí, firemních rituálů, merche a dárků pro zaměstnance, partnery nebo návštěvy.

Co bude tvoje hlavní odpovědnost?

* Každodenní fungování nového officu v Praze Karlíně.
* Správa kancelářských zásob, vybavení, kuchyňky, občerstvení a provozních potřeb.
* Komunikace s dodavateli, úklidovou firmou, servisem a pronajímatelem.
* Řešení drobných oprav, provozních požadavků a zlepšování kancelářského prostředí.
* Správa přístupových karet, klíčů, techniky a základní evidence vybavení.
* Práce s office rozpočtem a schvalování menších nákupů podle domluvených pravidel.
* Zpracování faktur od office a HR dodavatelů a jejich předávání ke zpracování.
* Obsluha pošty, kurýrů, office e-mailu a firemního telefonu.
* Příprava zasedacích místností, občerstvení a praktického zázemí pro meetingy.
* Administrativní a organizační podpora vedení.
* Správa kalendářů vedení, rezervace schůzek, cest, hotelů, dopravy nebo restaurací.
* Tvorba zápisů ze schůzek, pokud bude potřeba.
* Podpora HR týmu při náboru a komunikaci s kandidáty.
* Plánování pohovorů a práce s náborovou agendou v Asaně.
* Koordinace praktické přípravy nových kolegů před nástupem.
* Zajištění notebooku, přístupů, pracovního místa a základního vybavení pro nováčka.
* Organizace prvního dne nového zaměstnance z praktického pohledu.
* Sběr podpisů k HR dokumentům a archivace HR podkladů.
* Evidence dovolených a absencí.
* Organizace firemních akcí, all-hands meetingů, teambuildingů a týmových rituálů.
* Správa firemního merche a dárků pro zaměstnance, partnery nebo návštěvy.
* Sběr zpětné vazby od lidí na fungování kanceláře.
* Navrhování zlepšení v oblasti office provozu, interní organizace a people supportu.
* Základní správa firemních aut.

Koho hledáme?

* Máš zkušenost s office managementem.
* Máš zkušenost s HR administrativou nebo HR podporou.
* Jsi silný/á v organizaci, plánování a dotahování věcí do konce.
* Máš rád/a pořádek, systém a jasně nastavené fungování.
* Nevadí ti být hands-on a řešit každodenní operativu.
* Umíš komunikovat s kolegy, vedením, kandidáty, návštěvami i dodavateli.
* Umíš pracovat s Google Workspace, kalendáři, dokumenty a tabulkami.
* Asana a Slack jsou pro tebe výhodou, případně se je rychle naučíš.
* Jsi samostatný/á, pečlivý/á, spolehlivý/á a proaktivní.
* Máš příjemné a reprezentativní vystupování.
* Umíš fungovat v prostředí, kde se někdy mění priority a je potřeba rychle reagovat.
* Vyhovuje ti práce z kanceláře v Praze Karlíně.
* Vyhovuje ti úvazek 4 dny v týdnu, pondělí až čtvrtek.

Co je velkou výhodou?

* Zkušenost z e-commerce.
* Zkušenost z rychle rostoucí firmy.
* Zkušenost s náborovou administrativou.
* Zkušenost s organizací firemních akcí, teambuildingů nebo interních setkání.
* Komunikativní angličtina.
* Řidičský průkaz

Jaký člověk k nám zapadne?

* Bude se ti u nás líbit, pokud máš rád/a pořádek, organizaci, lidi a praktické fungování firmy. Pokud tě baví být v centru dění, ale nepotřebuješ být hlavní tváří firmy. Pokud vidíš, že něco nefunguje, a místo čekání navrhneš řešení.
* Hledáme člověka, který je lidský, důsledný, samostatný a má přirozený tah na branku. Někoho, kdo dokáže spojit příjemnou komunikaci s provozní disciplínou. Někoho, kdo se nezalekne operativy, ale zároveň umí přemýšlet nad tím, jak věci zjednodušit a nastavit lépe.

Co ti nabízíme?

* Smysluplnou roli s přímým dopadem na každodenní fungování firmy.
* Možnost být u nastavování nového officu v Praze Karlíně.
* Prostor dát office managementu, HR podpoře a interní organizaci jasný systém.
* Stabilní zázemí české rodinné firmy, která roste.
* Blízkou spolupráci s HR týmem a vedením firmy.
* Velký prostor pro vlastní iniciativu, zlepšování procesů a praktické nápady.
* Práci na 4 dny v týdnu, pondělí až čtvrtek.
* Přátelské pracovní prostředí v našich kancelářích v Praze Karlíně.
* Dog-friendly prostředí.
* Zaměstnanecké slevy na naše produkty.
* Nástup možný ihned nebo dohodou.

Pokud tě tahle role zaujala a chceš být u toho, když budujeme nové zázemí pro rostoucí e-commerce firmu, pošli nám svůj životopis a krátce napiš, proč tě baví kombinace office managementu a HR podpory.

Těšíme se na tebe!